הוועדה למונחי ארכיונאות הוקמה בחודש תמוז תשע"ז (יולי 2017) ביוזמת הנהלת האיגוד הישראלי לארכיונאות ולמידע וכמה חברים באיגוד. הוועדה התכנסה בארכיון העיר תל אביב–יפו ובארכיון לתולדות פתח תקווה, וישיבותיה תועדו בזיכרונות דברים.
לעבודתה של ועדה זו קדמו מילון למונחי ארכיונאות משנת תש"ך (1960), פרי עבודתה של ועדה למונחי ארכיונאות של האקדמיה ללשון העברית, ומילון משנת תשנ"ג (1993) שפרסמה ועדת המינוח של האיגוד הארכיוני לישראל.
הוועדה ביקשה להעמיד רשימת מונחי ארכיונאות עדכנית בעברית, אשר תשמש את אנשי המקצוע ואת הציבור הרחב ואשר תיכלל במילון הרב־לשוני הבין־לאומי של מועצת הארכיונים העליונה (ה־ICA). את הוועדה ליווה צוות מומחים חיצוני של ארכיונאים בכירים, וחברי הוועדה התחשבו בחוות דעת חברי צוות המומחים בעת קביעת המונחים.
רשימת המונחים הראשונית (והגדרותיהם) מבוססת על הרשימה הקיימת במילון הרב־לשוני הבין־לאומי. במסגרת עבודתה בחנה הוועדה גם את המונחים מן המילונים שקדמו לה. מישיבות הוועדה עלה הצורך להוסיף מונחים שהיו חסרים ברשימה המקורית, והמילון שלפניכם מכיל גם אותם. עוד הוחלט שלא לתרגם מקצת המונחים ברשימה המקורית מסיבות שונות (כגון בשל התיישנותם או משום שאינם מונחי ארכיונאות מובהקים).
במסגרת עבודת הוועדה הובאו בחשבון גם מונחים קיימים שתועדו במילונים נוספים בתחומים משיקים המצויים במילונים המקצועיים של האקדמיה ללשון העברית, כגון ספרנות, משפט ומושגים בסיסיים בטכנולוגיית מידע. המונחים הנוגעים לשימור נקבעו בהתאם להגדרות שהתקבלו מאיגוד המשמרים.
חברי הוועדה: זהר אלופי (יו"ר); נאוה איזין, גליה דובידזון, לריסה שניטקינד, ד"ר אריה אולמן (נציג האקדמיה ללשון העברית); מרכזת הוועדה: נילי גור אריה.
חברי הצוות המייעץ: אמירה שטרן; בנימין הספל; דוד אמיתי; מיכל הנקין; ד"ר סילויה שנקולבסקי־קרול; רחל משרתי; רחל רובינשטיין; ד"ר מאשה זולוטרבסקי־בר.
העקרונות שביסוד עבודת הוועדה
הוועדה ביקשה לקבוע חלופות עבריות למונחים בלעז, ככל האפשר על פי הרווח בלשונם של אנשי המקצוע העוסקים בתחום, ובמקרה הצורך לאמץ מונחים קיימים שנקבעו במילונים אחרים או לחדש מונחים. במקרים נדירים שבהם לא נמצאה חלופה עברית הולמת – אושר מונח בלעז (לדוגמה: אותנטיות), בדומה למקובל במילונים מקצועיים של האקדמיה.
בין שיקוליה שקלה הוועדה גם את המציאות הלשונית בתחום הארכיונאות, ואף ביקשה לשמר מונחים היסטוריים המצויים בשימוש עד ימינו (לדוגמה: ספר הנכנסות). הוועדה התחשבה גם במציאות המשפטית בתחום הארכיונאות, ולכן מונחים או הגדרות שמקורם בחוק לא שונו.
ככל האפשר השתדלה הוועדה לקבוע מונח אחד בלבד בעברית לכל מונח באנגלית. אולם במקרים שבהם משמשים בשיח המקצועי מונחים נרדפים (למשל כאלה המשמשים במקומות שונים או המשמשים דורות שונים) – צוינו כולם במילון.
במקצת המקרים מובאים זה לצד זה המונח המלא וקיצורו המשמש בפועל.
באוקטובר 2022 פנתה הוועדה אל חברי האקדמיה ללשון העברית ואל אנשי המקצוע בבקשה לקרוא את הרשימה ולהעיר עליה. ההערות שהתקבלו נדונו בוועדה והיא הכינה את הרשימה הסופית.
הרשימה נדונה בוועדת המינוח המרכזית בי"ח בכסלו תשפ"ג, 12 בדצמבר 2022, ואושרה בה. מונחים אחדים אושרו בישיבת ועדת המינוח המרכזית בכ' באדר תשפ"ג, 13 במרץ 2023.
הרשימה אושרה במליאת האקדמיה ללשון העברית בישיבתה ביום כ"ו בניסן תשפ"ג, 17 באפריל 2023 (ישיבה שפ"ג).